4 Astuces pour Optimiser votre Préparation aux Conférences Professionnelles

Les conférences offrent un excellent potentiel aux professionnels pour dynamiser leur carrière. Ces occasions regorgent de générateurs d’idées, de stimulateurs de réflexion, de bâtisseurs de réseaux et de renouvellements d’énergie. Mais si vous vous présentez simplement, vous ne profiterez pas pleinement des retombées de votre investissement dans la conférence.

Certains employeurs sont meilleurs que d’autres pour aider leurs talents dans leur développement professionnel. Mais, en fin de compte, il vous revient d’atteindre vos objectifs, que votre employeur soutienne vos efforts ou non. Être un participant engagé à la conférence vous aidera à contrôler votre propre destinée.

Les attentes sont ici cruciales. Si vous vous préparez à vivre une expérience exceptionnelle, vous en aurez probablement une. J’aime me dynamiser bien avant de m’enregistrer à l’hôtel de la conférence. Voici quatre façons de vous préparer pour réussir à votre prochaine conférence.

1. Faites des arrangements tôt

Dès que vous repérez une conférence qui vous intéresse, commencez à faire tous les arrangements nécessaires pour y assister. Inscrivez-vous rapidement pour bénéficier du tarif réduit de pré-inscription et marquez votre absence sur le calendrier du bureau. Je veux toujours m’assurer qu’aucun événement important n’est prévu qui pourrait m’obliger à annuler ma réservation.

Faites vos arrangements de voyage immédiatement, surtout si vous partez à l’étranger. Je me souviens que mon voyage au Web Summit au Portugal nécessitait beaucoup plus d’organisations que si je restais aux États-Unis. Si cela avait été prévu dans un pays avec plus d’exigences, comme la Turquie, j’aurais eu besoin de temps supplémentaire pour demander un eVisa turc. Il est important de consulter des liens comme celui-ci pour en savoir plus sur des situations spécifiques dans certains pays, car elles peuvent varier et vous mettre dans une position difficile.

De plus, si vous avez l’intention de faire un peu de tourisme avant ou après la conférence, faites également ces réservations. Faire tout cela à l’avance vous laissera le temps de vous concentrer sur d’autres préparatifs.

2. Faites vos recherches

Je crois fermement qu’il est essentiel de mener quelques recherches sur la conférence avant de commencer le voyage. C’est ainsi que vous pouvez tirer le meilleur parti de votre participation.

Lisez attentivement les documents de la conférence, les biographies des intervenants, les informations sur les sessions et les horaires. Selon la conférence, cette tâche peut être chronophage. Par exemple, le Web Summit compte des centaines d’intervenants, donc j’ai dû restreindre ma liste à ceux dont je souhaitais vraiment entendre parler.

Si vous trouvez une session sur un sujet que vous ne connaissez pas bien mais que vous souhaitez explorer, renseignez-vous assez pour ne pas entrer complètement non préparé. Ainsi, vous ne serez pas perdu dès le départ.

3. Contactez d’autres participants

Les conférences offrent de nombreuses occasions de réseautage, tant sur le plan social que professionnel. Contacter d’autres participants à l’avance vous permettra de choisir avec qui interagir. Surtout si la conférence est grande, vous voudrez vous assurer de vous rencontrer à un moment donné.

Demandez à vos collègues, clients et même amis s’ils y vont. Avec le programme de la conférence en main, planifiez des rendez-vous ou réservez une place pour quelqu’un lors d’un repas de la conférence. N’oubliez pas de consulter la liste des exposants et de mettre en avant ceux que vous souhaitez rencontrer. Vous leur ferez plaisir si vous leur envoyez un email en disant que vous souhaitez les rencontrer pendant votre présence.

Si vous êtes un peu réservé concernant le réseautage, trouvez un collègue plus extraverti pour vous accompagner et coordonner vos emplois du temps. Votre partenaire pourra briser la glace, et vous pourrez vous joindre à la conversation lorsque vous serez prêt.

4. Préparez vos affaires

Vous serez occupé pendant votre conférence. Assurez-vous de rassembler tout ce dont vous pensez avoir besoin bien avant votre départ. Cela vous donnera le temps d’ajouter ou de retirer des éléments si nécessaire avant le voyage.

J’aime rassembler des éléments tels que mon emploi du temps de conférence, mes cartes de visite, mon passeport et tout autre document dont j’aurai besoin. Je veille à ce que mes réservations, mes billets d’avion et toutes les applications utiles soient chargées sur mon téléphone, et je programme ma réponse d’absence du bureau. Et n’oubliez pas de prévoir du matériel pour prendre des notes, que ce soit un stylo et du papier ou une tablette E Ink.

Vérifiez les documents de la conférence pour vous assurer d’emporter des vêtements appropriés et n’oubliez pas quelques tenues décontractées pour les moments de détente ou pour faire du sport. Vous ne voulez pas avoir à faire un arrêt chez le teinturier en vous rendant à l’aéroport.

Préparez-vous à être dynamisé

Les conférences ne sont pas des vacances, même si elles peuvent en inclure une partie. Cependant, elles représentent une opportunité de recharger vos batteries. Combiner cela avec l’apprentissage de nouvelles choses et l’émergence d’idées innovantes en fait assurément des occasions à ne pas manquer. N’oubliez pas de tout organiser bien avant votre départ.