Si le temps c’est de l’argent, les propriétaires de petites entreprises qui n’exploitent pas des outils d’IA comme ChatGPT laissent … [+]
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Le terme “petite entreprise” peut prêter à confusion. La plupart des entrepreneurs ou des créateurs indépendants ont des objectifs et des ambitions qui ne sont en rien modestes ; ils tiennent simplement à garder le contrôle sur leur activité. En revanche, il peut être difficile de rivaliser avec des startups financées par des capitaux-risque qui disposent de ressources plus abondantes. Cependant, aujourd’hui, des outils comme ChatGPT permettent de rétablir l’équilibre entre les grandes et petites entreprises, notamment en ce qui concerne l’écriture d’e-mails et le marketing.
En tant que propriétaire d’une entreprise auto-financée, j’utilise régulièrement des outils d’IA comme ChatGPT pour améliorer ma communication, optimiser mon temps et accroître la portée de mon entreprise, me laissant ainsi plus d’énergie pour me concentrer sur les tâches qui ont réellement un impact sur ma société. Voici comment vous pouvez utiliser ChatGPT pour vos e-mails professionnels.
Comment rédiger des e-mails avec ChatGPT
Si vous débutez avec les grands modèles de langage (LLM), vous vous demandez peut-être : ChatGPT peut-il rédiger des e-mails professionnels réalistes ? Pour faire court : oui. ChatGPT peut agir comme votre assistant IA personnel, générant des ébauches de qualité professionnelle, que vous ayez besoin d’un message d’accroche pour des clients potentiels ou de réponses automatiques d’absence. Tout commence par le “prompt”, c’est-à-dire les instructions que vous donnez à ChatGPT.
Lorsque vous formulez un prompt, agissez comme un journaliste et pensez aux 5W : Qui, Quoi, Où, Quand, Pourquoi et Comment. Précisez le format (par exemple, un modèle ou un message unique), le ton, le public, le timing, les détails clés à inclure et pourquoi vous écrivez en premier lieu. Le contexte dans le prompt aide ChatGPT à atteindre vos objectifs. Heureusement, ChatGPT est un outil conversationnel, ce qui vous permet d’engager un dialogue pour vous assurer que l’ébauche d’e-mail correspond à vos attentes.
Tirez parti de ChatGPT pour les e-mails de petites entreprises
ChatGPT peut vous assister pour la rédaction d’e-mails d’entreprise et le marketing associé de plusieurs manières. Grâce à ChatGPT, vous pouvez rapidement créer des modèles et des premiers brouillons. Il peut jouer le rôle de relecteur, de lecteur sur la sensibilité, ou d’éditeur de contenu, en se concentrant sur des aspects généraux de l’écriture, tels que le ton et la structure. Il peut également filtrer les communications non essentielles et vous aider à mener des recherches rapidement, afin d’inclure des faits convaincants et cibler votre audience là où votre impact sera maximal.
Les principaux avantages d’utiliser ChatGPT pour ces tâches résident dans le temps et l’énergie que vous pouvez économiser. En confiant des tâches fastidieuses à ChatGPT—comme les premiers brouillons, la recherche et la gestion de la boîte de réception—vous pouvez vous concentrer davantage sur des tâches qui ne peuvent être effectuées que par vous, comme peaufiner le ton d’un e-mail ou établir un lien personnel avec le destinataire. Cependant, il est important de noter que ChatGPT n’est pas toujours fiable ; il est connu pour plagier ou inventer des informations. Des recherches montrent que lorsqu’il résume des faits, la technologie de ChatGPT “hallucine” environ 3 % du temps.
Déléguer la rédaction d’e-mails à ChatGPT ne signifie pas abandonner entièrement le contrôle. Vous devez rester vigilant en tant qu’éditeur.
Voici un aperçu de cinq manières d’utiliser ChatGPT pour les e-mails de petites entreprises.
1. Créer des filtres d’e-mail
Déblayer la confusion des e-mails peut être très épuisant. ChatGPT peut vous aider à configurer des filtres e-mail et à vous concentrer sur les e-mails essentiels, sans perdre de temps à supprimer chaque message de ” **Vente spéciale de vacances** ” qui arrive dans votre boîte de réception. Mon inbox à haute priorité met en avant les messages importants tout en filtrant les distractions.
Pour les petites entreprises, cela signifie un gain de temps, une productivité accrue et une meilleure réactivité—des éléments cruciaux pour rester compétitif. Même si des instructions techniques pour la configuration des filtres sont disponibles en ligne, ChatGPT peut vous guider à travers le processus. Avec un simple prompt comme : “Comment puis-je configurer un filtre Gmail pour supprimer automatiquement les e-mails avec l’objet ‘Offre spam’ ?”, ChatGPT générera un guide étape par étape pour des plateformes comme Gmail, Outlook, Apple Mail et Thunderbird.
En triant le bruit, ChatGPT aide les petites entreprises à prioriser les communications essentielles.
2. Réviser la structure des e-mails
Rédiger un e-mail est facile, mais écrire un e-mail efficace est un art. Pour rédiger des e-mails percutants qui atteignent leurs objectifs, le Harvard Business Review suggère la formule suivante : commencez par l’action que vous souhaitez que le destinataire réalise, précisez ensuite le contexte de pourquoi vous demandez cette action, et concluez en indiquer que vous êtes disponible pour d’éventuelles questions.
ChatGPT peut vous aider à maximiser l’efficacité de vos e-mails en examinant leur structure et en proposant des conseils d’amélioration. Par exemple, vous pouvez partager cette formule avec ChatGPT, coller votre e-mail dans la conversation et demander si l’e-mail respecte cette structure. Un e-mail bien structuré fait gagner du temps à la fois à l’expéditeur et au destinataire. Il peut également améliorer l’engagement des clients, renforcer la confiance et augmenter les taux de réponse, ce qui peut avoir un impact positif sur votre petite entreprise.
3. Relire les e-mails en profondeur
Dans mon entreprise, j’encourage mes collaborateurs à se servir d’outils d’IA comme ChatGPT pour relire les e-mails. ChatGPT peut rapidement passer en revue les e-mails pour détecter les fautes d’orthographe, les erreurs grammaticales et la clarté, garantissant qu’ils soient soignés avant d’être envoyés.
Pourquoi est-ce important ? Même le meilleur e-mail bien structuré et engageant perd de son impact si une simple faute s’y glisse. Des erreurs apparemment mineures peuvent nuire à votre crédibilité et éroder la confiance envers votre entreprise.
Utiliser ChatGPT est simple : copiez votre ébauche d’e-mail dans l’outil, demandez-lui de vérifier les erreurs et apportez des ajustements si nécessaire. Cet investissement de temps réduit peut éviter des embarras et renforcer la réputation de votre petite entreprise.
4. Rédiger des e-mails promotionnels
Pour les propriétaires de petites entreprises, les listes d’abonnés prennent du temps à se constituer—mais elles sont essentielles à toute stratégie marketing. ChatGPT peut vous aider à tirer parti de ces contacts précieux en rédigeant des e-mails pour promouvoir de nouveaux produits et offres.
Supposons que vous ayez une vente de vacances. Vous pouvez utiliser ChatGPT pour créer un message engageant en suivant les meilleures pratiques du marketing par e-mail. Il vous suffit de fournir les détails essentiels, de préciser le ton souhaité, d’ajouter des spécifications sur la structure et de donner tout contexte supplémentaire pour affiner l’e-mail selon vos besoins.
5. Créer des modèles pour traiter les FAQ
Lorsque j’ai démarré mon entreprise, j’ai rapidement réalisé que je recevais les mêmes questions de la part des clients. J’ai donc créé des modèles de réponse aux FAQ afin de ne pas avoir à rédiger un nouvel e-mail à chaque fois. ChatGPT peut générer des ébauches de modèles, vous permettant ainsi de vous concentrer sur les messages à perfectionner.
Commencez par dresser une liste des types d’e-mails et des questions les plus courantes. Regroupez la liste complète par catégorie, puis demandez à ChatGPT de vous aider à préparer un modèle d’ébauches par catégorie. Éditez les ébauches si nécessaire et enregistrez les modèles dans votre programme de messagerie avec des étiquettes facilement reconnaissables. Chaque fois que vous recevez une question correspondant à une catégorie, mettez à jour les informations du destinataire dans le modèle et envoyez l’e-mail. Vous pourriez être surpris par le temps que cela vous fait gagner, vous laissant libre cours à votre réflexion sur des questions stratégiques et de croissance pour l’entreprise.
Bilan
Si le temps c’est de l’argent, les propriétaires de petites entreprises qui n’exploitent pas d’outils d’IA comme ChatGPT passent à côté d’opportunités financières. Avec les bons prompts, vous pouvez automatiser les premières étapes du processus d’écriture, rechercher rapidement, générer des ébauches d’e-mails de qualité professionnelle et, en fin de compte, augmenter la portée de votre entreprise. ChatGPT peut vous libérer pour vous concentrer sur des tâches plus impactantes.
Notre Opinion
Dans un paysage économique en constante évolution, il est indéniable que l’adoption d’outils d’intelligence artificielle comme ChatGPT représente une avancée significative pour les petites entreprises. Ces outils, loin de remplacer l’humain, se posent comme des alliés précieux pour optimiser le temps et affiner les stratégies de communication. Toutefois, cela soulève des réflexions sur la nécessité d’un équilibre entre automatisation et approche personnelle, car la relation client, intrinsèquement humaine, reste un élément clé d’une entreprise prospère. En résumé, s’il est temps d’embrasser la technologie, il est tout aussi important de savoir doser son utilisation, afin de préserver l’intégrité et l’humain derrière chaque message.
- Source image(s) : www.forbes.com
- Source : https://www.forbes.com/sites/small-business/article/how-to-use-chatgpt-small-business-emails/
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Marine Martin, originaire de l’île Maurice, a débuté sa carrière comme conseillère bancaire avant de se faire un nom à New York. Passionnée par les marchés financiers internationaux, elle se spécialise dans les domaines de la banque, de la finance et du trading.