Coordinateur Finance et Opérations – Kenya

Poste : Coordinateur(trice) Finance et Opérations
Lieu : Nairobi, Kenya
Superviseur : Responsable Pays

Fourchette de Salaire : 180,000 – 200,000 Kes par mois
Organisation : RefuSHE Kenya
Type de Contrat : Temps plein

À PROPOS DE RefuSHE

RefuSHE est une organisation à but non lucratif engagée à soutenir les filles et jeunes femmes réfugiées au Kenya. Nous offrons des services de soutien complet, notamment un abri sûr, l’éducation, la gestion de cas, l’assistance juridique et le plaidoyer, afin de permettre aux filles réfugiées de reconstruire leur vie dans la sécurité et la dignité.

Résumé du Poste

Le rôle du Coordinateur Finance et Opérations consiste à diriger la gestion financière et opérationnelle pour RefuSHE, en veillant à la conformité avec les exigences internes et des donateurs, à la gestion de la mise en œuvre du budget organisationnel, ainsi qu’au développement et à la mise en œuvre des contrôles et systèmes financiers et opérationnels, au suivi des dépenses et à la supervision des rapports financiers, de la comptabilité et des processus d’audit.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Gestion Financière et des Actifs Fixes

• Gérer les budgets, les prévisions et l’allocation des ressources pour atteindre les objectifs stratégiques.
• Collaborer étroitement avec l’équipe financière et le personnel des programmes pour préparer les demandes de liquidités mensuelles pour approbation par le Responsable Pays.
• Veiller à la soumission en temps voulu et à la qualité de tous les rapports aux donateurs.
• Superviser les processus de reporting financier, de comptabilité et d’audit.
• Gérer le processus d’audit externe et assurer la mise en œuvre rapide des recommandations d’audit.
• S’assurer que tous les audits requis sont effectués dans les délais, conformément aux réglementations internes de RefuSHE et aux exigences de conformité des donateurs.
• Gérer le processus d’audit externe en collaborant avec les auditeurs pour s’assurer que tous les documents et autres exigences sont en ordre.
• Surveiller la gestion et le suivi des actifs financiers au sein de l’organisation.
• Maintenir des enregistrements précis et à jour des actifs fixes et des stocks.
• Mettre en place des systèmes de gestion des actifs et de contrôle des stocks.

Gestion des Subventions et Budget :

• Superviser le développement et la gestion des budgets de subventions dans tous les services.
• Surveiller et rendre compte des performances des budgets de subventions.
• Assurer la conformité avec les exigences des donateurs et les politiques organisationnelles concernant les dépenses de subventions.
• Préparer et gérer le budget annuel global de l’organisation.
• Réaliser des examens réguliers des budgets et des ajustements si nécessaire.
• Fournir des analyses financières et des rapports pour soutenir la prise de décisions stratégiques.

Autorité sur les Comptes Bancaires :

• Maintenir l’autorité de signature pour les comptes bancaires de RefuSHE.
• Approuver les transactions financières et veiller à la documentation adéquate.
• Assurer la conformité avec les politiques financières pour toutes les activités bancaires.

Gestion Opérationnelle :

• Améliorer, développer et mettre en œuvre des politiques et procédures opérationnelles pour garantir des opérations efficaces et efficientes.
• Améliorer les systèmes, les processus et les meilleures pratiques.
• Établir et maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et agir en tant que personne de contact pour les engagements contractuels.
• Négocier des contrats pour obtenir les meilleurs prix.
• Assurer de bonnes pratiques de gestion de la chaîne d’approvisionnement, y compris la gestion des stocks et le sourcing des fournisseurs.
• Superviser la sécurité des locaux de RefuSHE, garantissant le respect de toutes les procédures opérationnelles standard.

Gestion Quotidienne :

• Gérer les opérations quotidiennes ainsi que l’équipe financière et le département des opérations.
• S’assurer que les processus de RefuSHE restent conformes aux réglementations et normes en vigueur et aux politiques mises en œuvre en interne.
• Maintenir et appliquer les directives en matière de santé et de sécurité.

Performance et Productivité :

• Surveiller la performance et la productivité des employés et des équipes.
• Fournir du coaching, de la formation et des retours pour améliorer la performance.

Gestion du Système ERP : Gérer les fonctionnalités du système ERP en tant qu’utilisateur principal au sein des Finances et Opérations.

Relations Internes et Externes :

• Développer et gérer de solides relations de travail tant en interne qu’avec des donateurs et partenaires externes.

Recrutement et Développement du Personnel :

• Collaboration avec le service des ressources humaines et le Responsable Pays pour élaborer des descriptions de poste pour les nouveaux postes au sein du département des finances.
• Garantir que les besoins de personnel en finances approuvés soient satisfaits et que l’amélioration des capacités soit mise en œuvre.
• Contribuer au processus de recrutement pour le personnel des finances et des responsables d’autres départements.

QUALIFICATIONS & COMPÉTENCES

Formation :

• Licence en finance, comptabilité, commerce, approvisionnement ou dans un domaine pertinent.
• Titulaire d’une qualification CPA-K/ACCA/CIPS.
• Membre en règle de l’Institut des Comptables Publics Certifiés du Kenya (ICPAK).

Expérience :

• 5 ans d’expérience professionnelle en finance et opérations, dont au moins 2 ans dans un poste de supervision.
• Une expérience dans un cadre à but non lucratif est souhaitée.

Compétences Techniques et Comportementales :

• Préparation de budget et suivi financier.
• Analyse de données et méthodes de prévision.
• Connaissance des normes comptables généralement acceptées aux États-Unis (GAAP) et des principes applicables aux entités à but non lucratif.
• Capacité démontrée à utiliser des indicateurs pour éclairer les décisions et atteindre des objectifs stratégiques.
• Compétences en leadership avec capacité à déléguer, motiver et inspirer les membres de l’équipe.
• Anglais courant avec d’excellentes compétences rédactionnelles et de présentation.
• Maîtrise des logiciels MS Office et logiciels de gestion financière (ex. : ERP).
• Capacité à gérer plusieurs tâches et respecter des délais serrés.
• Autonomie et sens de la responsabilité.
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à bien communiquer avec les autres membres du personnel à tous les niveaux de l’organisation.
• Solides capacités de résolution de problèmes et créativité.
• Intégrité et fiabilité élevées, avec un sens fort de l’urgence et d’orientation vers les résultats.
• Aptitude à évoluer dans un environnement multiculturel et multilingue, avec un large éventail d’intervenants.
• Approche flexible, capable de produire des résultats de haute qualité (ex. : budgets, rapports) à court terme et d’adapter les circonstances changeantes.
• Expérience de gestion de financements de subventions souhaitée.
• Connaissances en droit financier des entreprises et pratiques de gestion des risques préférables.