Pourquoi NotebookLM de Google est un atout pour les petites entreprises

J’avais écrit l’année dernière que NotebookLM de Google n’était “définitivement pas encore prêt à être utilisé”. Aujourd’hui, je peux dire avec assurance que c’est maintenant le cas. Cette application est en train de devenir un outil incontournable pour les petites entreprises en 2025, et voici pourquoi.

Un LLM pour votre entreprise

Tout d’abord, NotebookLM est un mini-modèle de langage à grande échelle (LLM) conçu pour votre entreprise. Son utilisation est aisée. Vous et votre équipe pouvez créer des dossiers pour divers objectifs et y télécharger des documents (principalement des PDF et des textes), tout en établissant des connexions vers d’autres sites ou en ajoutant des liens vers des vidéos YouTube. Bien qu’il existe des limitations concernant les données, celles-ci deviennent presque instantanément accessibles pour quiconque vous choisissez de consulter, avec des citations claires pour les sources des réponses fournies. Google assure que ces données ne seront pas utilisées à d’autres fins.

Il utilise des données externes

Ensuite, NotebookLM exploite également des données externes en complément des vôtres. Ainsi, si vous créez des liens vers des sites extérieurs ou incluez des références à des ressources externes, NotebookLM le reconnaît et intègre ces informations avec celles que vous avez fournies.

Un chatbot interne

Troisièmement, l’application fonctionne comme tout chatbot populaire. Les utilisateurs peuvent ajouter des notes manuelles dans les dossiers, qui sont ensuite utilisées par le LLM. Les conversations sont archivées, et les dossiers peuvent être partagés tant en interne qu’en externe. J’apprécie également que son interface soit – contrairement à de nombreuses applications que j’utilise – simple et exempte d’options inutiles, de menus et d’icônes qui compliquent la tâche au lieu de la simplifier.

Il parle

Enfin, NotebookLM a la capacité de converser avec votre équipe par écrit et oralement. De nombreux articles ont traité de son aptitude à créer instantanément des podcasts à partir des données téléchargées, ce qui est divertissant. Cependant, dans un cadre plus sérieux, vos utilisateurs peuvent choisir d’écouter une conversation sur les données, animée par deux “hôtes” sonnant humainement, plutôt que de lire. Cela s’avère utile non seulement pour les personnes en situation de handicap, mais aussi pour celles qui conduisent, courant, ou qui préfère consommer des informations de manière auditive plutôt que par la lecture.

Mon utilisation actuelle

En tant qu’utilisateur indépendant, j’attends d’être accepté dans le programme pilote de NotebookLM Business, qui promet davantage de fonctionnalités orientées entreprise et est déjà utilisé par plus de 80 000 organisations selon Google. Cela dit, j’ai commencé à utiliser NotebookLM pour mon entreprise de plusieurs manières.

Recherche d’emploi. Je recherche un développeur à recruter et j’ai récemment publié une annonce sur un site de recherche d’emploi. Contrairement à l’année dernière, lorsque j’ai tenté de faire la même chose, je peux maintenant télécharger chaque CV reçu et demander à NotebookLM de les analyser. Je lui ai demandé de créer des tableaux pour que je puisse les importer dans ma feuille de calcul. Mais plus important encore, je lui ai demandé de classer les candidats, des plus aux moins qualifiés, selon la description du poste, et cela aide mon équipe et moi à évaluer ces candidats. Cela me permet déjà de gagner des heures.

Analyse financière. J’ai téléchargé mes derniers états financiers sur un carnet privé séparé et lui ai demandé d’analyser les résultats et de faire des recommandations. NotebookLM a identifié des tendances et des anomalies que je n’avais pas encore remarquées. Il m’a alerté sur des dépenses beaucoup plus élevées que celles des années précédentes et des catégories de revenus ayant fortement décliné. Je n’ai pas encore téléchargé les déclarations fiscales de mon entreprise, mais je prévois de le faire, puis de demander des conseils fiscaux, bien sûr après avoir vérifié les réponses avec notre comptable externe.

Mes projets d’utilisation pour cette année

À présent que j’ai suffisamment confiance en NotebookLM pour mon activité, voici ce que je prévois d’en faire cette année.

Propositions. Je compte télécharger toutes les propositions que nous avons rédigées pour nos clients et prospects au cours des cinq dernières années. Cela permettra à mon équipe et moi d’interroger notre historique de propositions concernant les tarifs, les services offerts, et de répondre à toutes les autres questions concernant d’éventuelles propositions passées.

Contrats. Je projette de télécharger tous les contrats établis avec nos clients durant les cinq dernières années afin que mon équipe et moi puissions utiliser ces données pour identifier des tendances, mais aussi répondre aux questions relatives aux tarifs et aux services.

Politiques. Étant une très petite entreprise, nous ne disposons pas d’une bureaucratie de ressources humaines. Cela dit, comme toute entreprise, nous avons nos politiques. Mon intention pour mon activité – et celle que je recommande à mes clients – est de télécharger toutes nos politiques (congés, éthique, discrimination, embauche, réseaux sociaux, etc.) dans NotebookLM, afin que je puisse simplement rediriger mes employés vers le carnet approprié pour qu’ils puissent obtenir leurs réponses de manière autonome.

Factures clients et fournisseurs. Lorsque nous facturons un client pour des services, nous lui envoyons une facture au format PDF. Lorsque nous recevons des factures de nos fournisseurs et sous-traitants, celles-ci nous parviennent également par e-mail ou en PDF. À l’avenir, nous allons commencer à télécharger ces factures dans des carnets séparés, afin que mon équipe et moi puissions rapidement interroger NotebookLM sur les facturations des clients et des fournisseurs sans avoir à fouiller dans notre système comptable.

Pourquoi pas ChatGPT ?

Vous vous demandez peut-être pourquoi je n’utilise pas simplement un autre chatbot tel que ChatGPT, CoPilot ou Claude ? La réponse est que cela est certainement faisable. Cependant, étant à l’aise avec l’écosystème Google et utilisant Workspace, Gmail, ainsi que d’autres applications Google, cela fait le plus de sens pour nous et nous prépare aux futures intégrations promises par la société. Je suis également sûr qu’à mesure que ces chatbots évoluent, ils seront en concurrence directe pour offrir des fonctionnalités similaires et feront payer les entreprises pour ces services.

NotebookLM est-il adapté à mon entreprise ?

Pour que NotebookLM ait vraiment du sens, il ne doit pas ajouter plus d’heures à ma journée, et c’est ma principale inquiétude.

Par exemple, pour l’utilisation qu’en j’ai pour les propositions, je dois d’abord entrer les données dans mon système CRM, puis générer la proposition, l’envoyer au client, et enfin télécharger celle-ci dans le carnet approprié pour que mon équipe puisse y accéder et l’interroger.

Ma question est la suivante : quand Google va-t-il éliminer ces étapes ? Ai-je vraiment besoin de sauvegarder ces éléments en tant que fichiers ? Dois-je m’abonner à OneDrive ou Dropbox pour stocker les fichiers dans mes dossiers sur mon appareil ? Mon CRM ne pourrait-il pas sauvegarder directement la proposition dans NotebookLM et NotebookLM pourrait-il être suffisamment intelligent pour “créer” un fichier basé sur mes instructions, qui pourrait ensuite être envoyé à mon client par e-mail ?

Je pense que cela arrivera, mais pas cette année. Cependant, je ne me plains pas. Alors que de grandes entreprises créent leurs LLM pour le service client, offrir des conseils financiers, surveiller leurs employés ou analyser des opportunités, je suis ravi de développer mon propre petit LLM pour fournir de meilleures informations accessibles à mon équipe afin de mieux gérer mon entreprise. NotebookLM remplit cette fonction dès maintenant. Il est en passe de devenir l’application incontournable pour les petites entreprises en 2025.